Mail Merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal seperti surat undangan. Mail Merge dapat membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama, berisi surat yang akan kita kirim. File kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.
Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.
Cara Membuat Mail Merge
Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail Merge, yaitu:
1. Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document);
2. Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data Source);
3. Menggabungkan Main Document dengan Data Source
4. Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document
5. Menampilkan data pada Main Document
Cara Membuat Mail Merge
Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail Merge, yaitu:
1. Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document);
2. Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data Source);
3. Menggabungkan Main Document dengan Data Source
4. Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document
5. Menampilkan data pada Main Document
A. Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama (Main Document) Surat Mail Merge
1. Buka dokumen word dengan kik tombol New
2. Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge
3. Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan.
4. Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan langkah-langkah berikut.
* Klik Maillings
* Klik tombol Start Mail Merge
* Klik tombol Letter
B. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data (Data Source) Surat Mail Merge
Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :
1. Buka dokumen word dengan kik tombol New
2. Buat tabel dengan cara
* Klik Insert
* Klik tombol Tabel
* Klik tombol Insert Table Pada kotak dialog Insert Table
* Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns sesuai keinginan
* Tentukan jumlah baris di kotak Number of Rows sesuai keinginan.
* Masukkan data ke dalam tabel
1. Simpan dokumen tabel tersebut dengan klik Save As dengan nama file sesuai keinginan
C. Menggabungkan Main Document Surat Mail Merge dengan Data Source
1. Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan), dengan cara
* Klik tab View
* Klik tombol Switch Windows
* Klik Surat Undangan pada daftar yang ditampilkan.
1. Gabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source dengan langkah-langkah berikut
* Klik tab Maillings
* Klik tombol Select Recipients
* Klik tombol Use Existing List
1. Tentukan folder tempat penyimpanan file Data Source
2. Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail merge pada daftar yang ditampilkan
3. Klik tombol Open.
D. Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat
1. Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.
2. Klik tab Mailings
3. Klik tombol Insert Merge Field
4. Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.
E. Menampilkan Data pada Main Document Surat
1. Klik tab Mailings
2. Klik tombol Preview Results
3. Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan
